دونات ها کجا هستند؟ (بخش سوم)
وقتی یک نمونه ی آزمایشی از محصولی را برای تعداد زیادی از حضار ارائه می کنی، یک نسخه ی پشتیبان تهیه کن و در دسترس داشته باش. اگر رئیس جمهور، مقام یا مشتریان اصلی در سالن حضور دارند، علاوه بر نسخه ی پشتیبان، یک چکیده و خلاصه ی اجرایی هم آماده کن. اگر جلسه ای به پایان نمی رسد مگر اینکه یک نفر داوطلبانه دست به انجام کاری بزند، تو آن داوطلب باش.
فقط هنگامی به افراد بگو که سوالاتشان را تا پایان زمان ارائه نگه دارند، که قصد داری به تعداد کمی از سوالات جواب بدهی یا اینکه همه ی حضار در جلسه زیردست تو هستند.
اگر در حال ارائه هستی، در تاریکی قرار نگیر و نگذار مردم فکر کنند که در جای تاریکی هستی. کلید چراغ نورافکن سن را پیدا و آن را روشن کن. از جایی با مردم حرف بزن که آنها بتوانند تو را ببینند.
لازم نیست تمام جلسات یا مباحث با استفاده از پاورپوینت ارائه شوند. پاورپوینت اغلب مانع از شکل گیری بحثهای مفید می شود. مرگ با پاورپوینت عبارتی است که غالبا درست است. بحث را به شکل متقاعدکننده و با ذکر تمامی بخشهای کلیدی آن ادامه بده، خواه با پاورپوینت باشد یا بدون آن.
یاد بگیر که در ارائه ها چطور با موس و کامپیوتر کار کنی، وگرنه شبیه کسی به نظر می رسی که با فناوری بیگانه است.
برای هر ۵ دقیقه حرف زدن باید یک اسلاید وجود داشته باشد، نه ۵ اسلاید برای هر یک دقیقه حرف زدن. توقع نداشته باش که چیزی که ارائه نکرده ای دیده شود و مورد توجه قرار گیرد. اگر چیزی که ارائه کردی دیده شد، شاکر باش.
جلسات اگر بدون حضور افراد بی ربط برگزار شوند چندین برابر مفید خواهند بود.
وحشتناکترین جمله در هنگام ارائه: این عددها درست به نظر نمی رسند.
اگر جلسه ای در حال برگزاری است که در آن تعداد زیادی از افراد دور یک میز در حال حرف زدن با یکدیگر هستند و یک نفر تلفن را روی بلندگو گذاشته، پشت تلفن نعره نزن.
اگر در هنگام غذا خوردن شبیه کودکان رفتار می کنی، با غذا بازی می کنی یا با دست غذا می خوری، سعی کن در جلساتی که در آنها غذا سرو می شود در گوشه ی پرتی بنشینی و غذایت را بخوری .
جلسه ها را اولویت بندی کن و فقط در جلساتی حضور پیدا کن که واقعا مهم هستند.
هرگز تلاش نکن که در یک جلسه پیش از سه کار را به انجام برسانی.
در جلسات شرکت سوالاتت را بپرس، ولی کسی را ضایع نکن.
جلساتی که در مکانهای دور برگزار می شوند، دستور جلسه های مطول و فشرده ای دارند. با این پیش فرض برنامه ریزی کن که دیرتر از موعد مقرر به منزل برمی گردی.
فرآیند برگزاری جلسات از راه دور : ساعت ۸ (فاز خوشبینی): گروه باور دارند که تا هنگام ظهر به یک برنامه ی روشن و مشخص دست پیدا می کنند و بعداز ظهر را به گلف می پردازند با در استخر شنا می کنند.
ساعت ۱۰ (فاز بلندپروازی): گروه باور دارند که ممکن است به یک برنامه ی کامل و با جزئیات نرسند، ولی امیدوارند به نقشه راه دست پیدا کنند. خیلی مشتاقند که برنامه را با تمام توان تا بعدازظهر جمع و جور کنند.
ساعت ۱۲: ناهار و خوشامدگویی.
ساعت ۱۲:۳۰ (قاز واقع گرایی): به امید تکمیل کار، ناهار خیلی کوتاه و مختصر صرف می شود. گروه هنوز مشغول بحث دربارهی فرق بین مأموریت و چشم انداز است. جمع کوچکی عقیده دارند که بحث را می توان ادامه داد. تردیدها درباره ی تکمیل کار پر اندیشه ی افراد سایه افکنده است.
ساعت ۳ (فاز بدبینی): گروه، چهارمین پیشنویس بیانیه ی مأموریت را تکمیل کرده اند و مشغول پرچانگی هستند. بعضیها ایمیل هایشان را بازبینی (چک) می کنند و برخی مشغول بازی با گوشیهای بلک بری خود هستند.
ساعت ۵ (فاز وعده): رهبران توافق می کنند که بخش عمده ی کار باید بعدا انجام شود. همه موافقت می کنند. پس کی زمان صرف نوشیدنی فرا می رسد؟
ساعت ۷ (فاز اتمام): گروه در محل صرف نوشیدنی با هم توافق می کنند که با یکدیگر در تماس باشند، با جدیت کار کنند و بر بیش از ۵ اولویت متمرکز نشوند، جلسه به یک موفقیت تمام عیار دست یافته است.
در هنگام ارائه، اسلایدها را نخوان و از اشاره گر استفاده نکن.
اگر نتیجه ی جلسه فقط طراحی یک فرم بوده، خروجی نادرستی حاصل شده است.
هنگام کنفرانس دادن همواره پشت میز بنشین، نه کنار دیوار.
کودکان منبع صداقت و ایده های ناب هستند. از یک کودک ۶ ساله نکته ای شنیدم که در جلسات سخت، واقعا مفید و قابل استفاده است: هرکی دیوونه س دستشو بلند کنه.
استفاده ی زیاد از استعاره ها و تشبیه های ورزشی یا نظامی باعث می شود که نیمی از شنوندگان را از دست بدهی.
هنگام ارائه، هرگز بیشتر از ۲۰ کلمه را در یک صفحه نگنجان. از گرافیک استفاده کن. اگر خواستی مخاطبانت را از دست بدهی، اسلایدهایی پر از جدول و عدد به نمایش بگذار.
هرگز در جلسه ای حاضر نشو که خودت نمی دانی قرار است چه نتیجه ای از آن به دست بیاوری. ده واژه ی هشدار آمیز که چنانچه آنها را در سخنرانی یک مدیر ارشد شنیدی باید احساس خطر کنی: جابه جایی، انتقال، یک فرصت دیگر، تنظیم کردن، بهسازی، ناامیدی، تعداد نهایی، تسویه حساب، کمبود استعداد، کسری بودجه.
در موقع ارائه هرگز نگو: من جزئیات مطلب را در یک دقیقه باز می کنم.
ارائه را هرگز با چنین جملاتی آغاز نکن: "میدانم که این متن چندان خوانا نیست، ولی..." یا "چند دقیقه صحبتهای بنده را تحمل کنید".
خوشمزگی و شوخ طبعی فقط موقعی خوب است که تو آمادگی چندانی برای ارائه نداری، اگر اشتباهات املایی متن زیاد است، جوک گفتن درباره ی این موضوع را متوقف کن و در صفحات بعدی هم از پرداختن به این موضوع بپرهیز.
در هنگام ارائه، "فهرست ۱۰ تای برتر" دیوید لترمن را به خاطر داشته باش و به آن عمل کن.