دونات ها کجا هستند؟ (بخش دوم)
دستور بده در جلسه نوشیدنی توزیع کنند تا حضار احساس خستگی نکنند.
وقتی می گویی چند لحظه استراحت می کنیم، سریعتر این کار را بکن، ممکن است برخی افراد منتظر رفتن به دستشویی باشند.
جلساتی را که قبلا برگزار شده اند ارزیابی کن، آنهایی که ضروری هستند را ادامه بده و آنهایی که لازم نیستند را متوقف کن.
زمانهای استراحت، یا تک منظوره هستند یا چندمنظوره. بگذار شرکت کنندگان بدانند که منظور تو از استراحت کدام یک از اینها است: دستشویی رفتن، تلفن زدن قهوه خوردن یا هر سه ی اینها، زمانهای استراحت جلسات معمولا بیشتر از که تصور می کنی به طول می انجامند.
بعد از ۵ دقیقه معطل شدن، قرار ملاقات با افراد را کنسل نکن، اگر قرار است آنجا باشی، آنجا باش.
بهانه ای که همه برای حضور در جلسات می آورند "وقت نداشتن" است. هر قدر زمان بیشتری را برای پیدا کردن بهترین زمان ممکن صرف کنی و گفت و گو و چانه زنی بیشتری با افراد انجام دهی تا همه بتوانند بیایند، تعداد کمتری از آنها درجلسه حضور پیدا می کنند.
بعضی جلسه ها مثل گوش دادن به پیامهای تبلیغاتی رادیو هستند، تو امید داری که بعد از آن یک آهنگ دلنشین بشنوی، ولی دست آخر آهنگی پخش می شود که از آن متنفری.
پیغامهای آنی بهترین کمک را به جلسات می کنند. وقتی حضار در جلسه آهسته با یکدیگر نجوا می کنند و مثلا می گویند حرف نزن بگذار جلسه تموم بشه، یا اما دیگه داریم خیلی وارد جزئیات می شیم یا این یارو کیه که اینقدر زر میزنه؛ وقتش رسیده که ختم جلسه را اعلام کنی.
با مستندسازی نتایج جلسه، چیزهایی را که حاضران در جلسه بر سر آن توافق کرده اند به آنها یادآوری کن.
اگر سوال پرسیدند که آیا ما می توانیم فرایند اجرا را بازبینی کنیم؟ به معنای این است که حضار در جلسه نمی دانند چرا آنجا هستند و قرار است چکار کنند. بیچاره مدیر جلسه ای که چنین جمله ای را می شنود.
بحث سیاسی می تواند یک جلسه ی یک ساعته را به یک جلسه ی ۸ ساعتهی بدون خروجی تبدیل کند.
هرگز اجازه نده فردی که از بخش حقوقی آمده، قبل از همه در جلسه حرف بزند. وکلا و حقوقدانان خیلی بحث را طول می دهند و انگیزه و علاقه را در حضار می کشند.
رهبری جلسه با تسهیلگری جلسه یکی نیستند.
طولانی و غلط باید عبارتی باشد که برای ضربات گلف به کار می رود، نه جلسات یا سخنرانیها. صرف نظر از اینکه جلسه چقدر طول می کشد، چیزهای خوب معمولا در آخر جلسات اتفاق می افتند.
وقتی حس کردی که کسی که در آن سوی خط تلفن دارد با تو حرف می زند تلفن را روی بلندگو گذاشته، همیشه بدان چه کسی ممکن است مشغول گوش حرفهایت باشد.
مدت زمانی که برای ارائه در اختیارت می گذارند همیشه کمتر از چیزی است که وعده داده اند.
غذاهایی که در مسیر آمدن به جلسات نباید در وسیله ی نقلیه ات بخوری: غذای مانده، پیراشکی مغزدار.
دستور جلسه ها همگی موقت هستند.
بهترین روش به انحراف کشاندن جلسه پرسیدن سوالی است که پاسخ به آن نیازمند پرداختن به جزئیات زیادی است.
در جلسه ها چشمانت را به اطراف نچرخان.
وقتی خروجی یک جلسه برگزاری یک جلسه ی دیگر باشد، جلسه ی مزخرفی برگزار شده است. توافق در جلسات اغلب به سختی حاصل می شود. زمان رخ دادن آن را بشناس و سپس جلسه را پیش ببر.
همیشه در جلسات یادداشت برداری کن. هرگز به اینکه دیگران این کار را انجام می دهند اعتماد نکن، حتی اگر خودشان این را بگویند.
مراحل و گامهای بعدی جلسات باید روشن و مشخص باشند.
وقتی با مردم قرار ملاقات داری به آنها زمان کافی بده تا حرفشان را بزنند. مردم را تمام روز در پشت در سالن جلسات منتظر نگه ندار.
هرگز یک جلسه یا سخنرانی را با چیزهای جزئی و پرت شروع نکن: بابت گرفتگی صدا عذرخواهی می کنم، یا بابت تاخیر پوزش می خواهم، یا اشتباه تایپی پیش آمده .
نحوه ی ارائه ی سخنرانی یا پیشنهادات نهایی نباید باعث تعجب و غافلگیری مشتریان، کارکنان یا رئیست شود.
از پرسیدن سوالات بزرگ هراسی نداشته باش؛ احتمالا بقیه هم درباره ی آن سؤال دارند.
جلسات اتفاقی در راهرو یا کافه ممکن است ارزشمندتر از جلسات رسمی باشند. جلسات را در مکانهای مختلفی برگزار کن.
هرگز چارت یا نموداری که افراد نمی توانند بخوانند، در ارائه ات نیاور.
قوانینی برای جلسات برنامه ریزی با تصمیم گیری وضع کن و از همه بخواه به آن پایبند باشند. چند نمونه از این قوانین می توانند شامل اینها باشند:
کشمکش و جروبحث اشکالی ندارد، به شرطی که وقتی به رختخواب می روید،
همچنان عصبانی نباشید.
به نتایج حمله کنید، نه به افراد.
به دستور جلسه وفادار بمانید.
خلاقانه بیندیشید.
بر روی راه حلها و نتایج کار کنید، نه فرایندها.
دنبال بهتر شدن کارها باشید. در گذشته متوقف نشوید.
اگر هنگام ارائه، افراد شروع به ترک اتاق یا حرف زدن با یکدیگر کردند، زمان استراحتی به آنها بده.
هرگز با یک برگه ی سفید از جلسه برنگرد.
جلسات همیشه ۵۰ درصد از چیزی که تو فکر می کنی طولانی تر هستند. بر این اساس برنامه ریزی کن.
فقط در صورتی زمانی را برای سوال و جواب در نظر بگیر که وقت کافی برای این کار داشته باشی.
هنگام ارائه، رابطه ی مستقیمی بین میزان روشنایی محیط و احساس خواب آلودگی وجود دارد. هرچه اتاق تاریکتر باشد، خوابیده ها بیشتر می شوند. اگر نیازی به تاریک کردن فضا نداری این کار را نکن. پرده ها را کنار بزن و بگذار نور وارد شود. در بسیاری از جلسه ها، کشیدن پرده ها زیبایی محیط را از بین می برد.