دونات ها کجا هستند؟ (بخش اول)
تعداد جلسات خیلی زیاد است. آنها بر تمام زندگی ما مسلط شده اند. افراد به دشواری می توانند در فواصل بین جلسات به کار واقعی برسند و به پیغامهای صوتی و ایمیل ها رسیدگی کنند. من افراد زیادی را می شناسم که حضور در جلسات، فشار زیادی بر زندگی آنها وارد می کند؛ زیرا بهایی که باید بابت این جلسات متعدد بپردازند کار کردن تا دیروقت یا در آخرهفته ها است و دوری از خانواده).
اما معمولا اهمیت زیادی به طول زمان جلسه ها نمی‌دهیم، مفهوم كات به این اشاره دارد که جلسه باید راس ساعت مشخصی به پایان برسد. ولی به کات بندرت عمل می شود. به احتمال زیاد افراد همچنان می‌روند و می‌آیند و جلسات همچنان برگزار می شوند. ضمن اینکه همیشه خطر ۱۰ یا ۱۵ دقیقه ای که در راهروها صرف می‌شود و برخی تصمیمها واقعا در انجا گرفته می‌شوند وجود دارد. امروزه جلسه جایگزین کار واقعی شده و ارائه ی پاورپوینت جایگزین اندیشیدن در جلسات شده است. هنگامی که می بینی سروکله کسی با انبوهی از جداول و نمودارها یا با ۳۰ اسلاید برای یک جلسه ی ۴۵ دقیقه ای پیدا می شود، باید منتظر یک جلسه ی مزخرف باشی زمانی تعداد زیاد جلسه ها به مثابه یک جرم و خطای بزرگ بود؛ ولی امروز فقط یک عادت بد است. امروزه دیدگاه رایج این است که حتما باید در ساعت ده صبح آخرین روز کاری هفته جلسه برگزار شود، هیچ اهمیتی هم ندارد که ضروری است یا نه. البته استثناهایی بسته به نوع کار و حرفه وجود دارد. برای نمونه، در صنعت هواپیمایی برگزاری جلسه ی خدمه پیش از انجام پرواز، ایده ی خوبی است.
جلسه ها همواره دست کم به اندازه ای که برای آنها زمان پیش بینی شده طول می کشند. شما فقط یک جلسه را به من نشان دهید که زودتر از موعد به پایان باشد تا من هم دسته های بزرگ مردمان خوشبخت را به شما نشان بدهم ! متأسفانه زود تمام شدن جلسه ها بیشتر نشانه نبود دستور جلسه یا عدم همراهی شرکت کنندگان است، تا کارایی و بهره وری بالا. همگی کوشش می کنیم که این جلسه را زودتر به پایان برسانیم یکی از بزرگترین دروغهایی است که همیشه می شنویم.
در برخی جلسه ها بار مسئولیتها و خطاها به چنان بخشهای کوچکی تقسیم می شود که هیچ کس مسئولیت کوچکترین پاسخگویی را برعهده نمی گیرد. نوشتن روی وایت برد یا ارائه ی یک پاورپوینت شیک الزاما به این معنا نیستند که کار مثبتی در حال انجام است .
برخی افراد به جلسه به عنوان تنها روش ارتباطی ممکن می نگرند، در حالی که ایمیل یک روش ارتباطی کارآمدتر و اثربخش تر است. در جلسه ها وقت ما معمولا صرف گفتن مطالبی به دیگران می شود که آنها خود بخوبی می دانند.
بسیاری از افراد دغدغه ی حفظ شغلشان را دارند، بنابراین حرف زدن در جلسات را چیزی شبیه به فعالیت کلاسی میدانند: اگر سوالی بپرسم که رئیس خوشش بیاید، اعتبار بیشتری پیدا می کنم، حتی اگر همه ی حاضران در جلسه پاسخ آن سوال را بدانند. دعوت افراد به برخی جلسه ها بدون داشتن هدف خاصی انجام می گیرد. اگر خروجی یک جلسه، برنامه ریزی برای برگزاری یک جلسه ی دیگر باشد، احتمالا جلسه ی مفیدی نبوده است.
جزئیات بر جلسه ها حکمفرما هستند، بیشتر جلسه ها به اندازه ای در جزئیات غرق می شوند که اصلا برای رسیدن به نتایج مطلوب ضروری نیست. گاهی اوقات آنقدر داده ارائه می شود که هرکسی سریعترین راه را برای به انحراف کشاندن جلسه و بردن آن به عمق جزئیات بلد شده است. هدف این افراد مشخص است: اینکه جلسه منحرف و از مسیر خود خارج شود؛ زیرا در این صورت دیگر وقت کافی برای ارائه ی مطالبی که آماده نکرده اند و شرح و توضیح دلایل ضعف و ناکارآمدیشان وجود نخواهد داشت.
ارسال ایمیل یا حرف زدن با تلفن همراه در سالن جلسه نباید بخشی از جلسه باشد. زمانی من به جلسه ای دعوت شدم که در آن میزبان همزمان در طول جلسه ایمیل هایی ارسال می کرد. این کار نه تنها توهین آمیز بود بلکه باعث تعجب من شد که چه لزومی دارد باعث آزار افراد شوید و جلسه برگزار کنید؟
تصمیماتی که همواره در هنگام تحویل سال نو می گیریم معمولا شامل اینها هستند؛ کاهش وزن، ورزش کردن، مطالعه ی بیشتر؛ ولی به تازگی مورد دیگری هم به فهرست قولهایی که به خودمان می دهیم اضافه شده: حضور در تعداد کمتری از جلسات، جلسه ها همچنان برگزار می شوند و ما با وجود تصمیمهایی که میگیریم و قولهایی که به خودمان می دهیم، همچنان در آنها حضور پیدا می کنیم.
اگر می خواهیم در جلسه ها حقایق بیان شوند، همگی باید درباره ی چیزهای مبرم و ضروری سخن بگوییم، ضمن اینکه همه باید با هم روراست باشیم. این کار منجر به پیشبرد کارها می شود. جلساتی که در آنها حقیقت گفته نمی شود، تا موقع شروع جلسه ی بعدی، زمان را متوقف می کنند. اگر در همه ی جلسه ها "صداقت" و "حضور واقعی" حکمفرما شود، شاهد جهان بهتری خواهیم بود.
هرگز روزانه در بیشتر از دو جلسه شرکت نکن.
هرگز کارکنان را قبل از ساعت ۷ صبح و بعد از ۶ عصر به جلسه دعوت نکن.
در جلسات حقایق را بگو. اگر پروژه از مسیر منحرف شده، همین را بگو.
از جلسات برای برقراری ارتباط استفاده کن. موضوعی که به خاطرش جلسه می گذاری نشان می دهد که چه چیزی برای سازمان مهم است.
قوانینی برای جلسات نگذار که خودت نمی توانی به آنها پایبند بمانی، بزرگترین قانونی که از آن تخطی می شود این است که: ما درست سر موقع شروع می کنیم و اهمیتی نمی دهیم که چند نفر آمده باشند.
نگذار جلسه بیش از زمان مقرر طول بکشد. اگر وعده داده ای که جلسه ساعت ۲ تمام می شود، راس همین ساعت تمامش کن.
در جلسات چرت نزن و فهرست خریدهای منزل را با خودت به آنجا نبر. مردم به این چیزها دقت می کنند.
درباره ی چیزهایی که واقعا مهم هستند، صحبت کن. چیزهایی که همه مدرباره اش صحبت کنند را نادیده نگیر.
وقت افراد را تلف نکن، آنها عصبانی می شوند و دفعه ی بعدی در جلسه حاضر نخواهند شد.
زودرنج و حساس نباش. حاضران در جلسه چطور فکر می کنند؟ سؤال خوبی در هنگام بحث درباره ی نتایج مالی نیست. ضمنا ممکن است چیزهایی را بشنو که دوست نداری.
وانمود کن زرنگ و باهوشی، حتی موقعی که بی اطلاع و پرتی.
در جلسات بدگویی نکن. کاری نکن که "عضو گروه بدگویان" یا "موضوع صحبت بدگویان" شوی.
مشخص کن که در هر جلسه چه موضوعی را می خواهی به دیگران انتقال دهی.
اگر چیزی برای گفتن نداری، به طور روشن و مشخص بگو که چرا جلسه برگزار کرده ای.
هرگز، هیچ وقت در جلسه پرچانگی و روده درازی نکن. رعایت این نکته هنگامی که شعار، مأموریت یا چشم اندازی را مدنظر داری اهمیت مضاعفی پیدا می کند.
اگر پس از ترک جلسه با خودت حرف میزنی، جلسه بخوبی پیش نرفته است.
بلافاصله به کسی زنگ نزن تا خودت را خالی کنی، طور دیگری حلش کن.