سازمان ها بایستی مسیرهای کافی جهت دریافت شکایت از جانب مشتریان را ایجاد نمایند.( مانند ایمیل شکایات، شماره تلفن، سامانه پیامک و ....) وجود کانال ارتباطی ترجیحاً رایگان می تواند تعداد شکایات بیشتری را به سوی سازمان سوق دهد . همچنین بهتر است مشتریان را از طریق تبلیغات، ارائه کارتهای تشویقی به ارائه شکایت تشویق نمایند. در این قسمت پیشنهاد می شود یکی از پرسنل سازمان مسئول ارتباط با مشتریان و یا مسئول رسیدگی به شکایات انتخاب شده و به مشتریان و کارکنان معرفی شود.
یکی از مهمترین عوامل تاثیر گذار بر رضایت و خشنودی مشتریان رسیدگی سریع به شکایتها می باشد. سازمان مشتری مدار بایستی بلافاصله پس از دریافت شکایت نسبت به بررسی و حل آن اقدام نموده و نتیجه آن را در اختیار مشتریان خود قرار دهد.
براساس شکایات بدست آمده از مشتریان موارد را مورد تجزیه و تحلیل قرار داده تا بتوان اولویت های تغییر و بهبود در سازمان را که برای اکثریت مشتریان مهم و قابل توجه می باشد را مشخص نمود.
در این مرحله می توان از مشتریان در مورد روند رسیدگی به شکایاتشان نظرسنجی نمود و رضایت آنها از این روند را پرسش نمود، این نطرسنجی می تواند به ما کمک نماید تا روند رسیدگی به شکایات را ادامه داده و یا آنرا بهبود و تغییر دهیم.
نرم افزار CRM، نرم افزاری است برای سرعت بخشیدن، کاهش هزینه ها و بهبود فرآیندهای ارتباط با مشتری، بازاریابی، فروش و خدمات پس از فروش که با هدف شناسایی و حذب مشتریان، راضی نگه داشتن آنها، تبدیل به مشتری دایمی و حفظ رابطه طولانی مدت با مشتری طراحی و تولید شده است. نرم افزار CRM تمامی ارتباطات و تماسهای پرسنل و مشتریان، نمایندگان، بازاریابان و... را به شیوه خاصی مستند می کند. نرم افزار CRM مانند دوربینی است که تمامی وقایع رخداده میان پرسنل و مشتریان را ضبط می کند و شما می توانید بدون محدودیت جغرافیایی این فیلم را مشاهده کنید و فعالیتها را زمانبندی، یکپارچه و مدیریت کنید هزینه های ارتباط با مشتری، بازاریابی و فروش را کاهش دهید و از طریق گزارشات تحلیلی برنامه بازاریابی و فروش خود را بهینه کنید
نرم افزار فرادیس CRM یکی از نرم افزارهای شرکت مهندسین مشاور بهبد فرادیس است که با هدف چابک سازی فرایندهای ارتباط با مشتری، بازاریابی، فروش، خدمات پس از فروش و باشگاه مشتریان برای کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ ایرانی تولید شده است. در حال حاضر شرکتهایی با 1 تا 50 پرسنل در صنوف مختلف از نرم افزار فرادیس CRM استفاده می نمایند. نرم افزار فرادیس CRM در سال 1388 تحلیل، طراحی و برنامه نویسی شده است و فرایند تـوسعه نـرم افزار همچنان ادامه دارد. نیازها و بازخوردهای مشتریان جمع آوری می شود و مجددا تحلیل، برنامه نویسی و تست شده و آپدیتهای جدید از طریق سایت www.Faradis-CRM.com در اختیار مشتریان نرم افزارهای فرادیس قرار می گیرد..