برای پیاده سازی CRM بایستی از سیستم های نرم افزار ویژه طراحی شده مطابق با اصول CRM استفاده نمود. این سیستم ها دارای ماژول ها مختلف و استاندارد هستند که ممکن است بنا به شرایط هر سازمان / شرکت نیاز باشد این ماژول ها تکمیل ، توسعه و سفارشی سازی شوند.
در حال حاضر نرم افزار CRM باید حتما داری 5 ماژول اصلی و استاندارد به شرح زیر باشد. که در آینده ممکن است براساس نیاز بازار و تغییر رفتار خریداران و فروشندگان لازم باشد ماژول های دیگری نیز به بیس این نرم افزار اضافه گردد.
1. یکپارچه سازی اطلاعات مشتری در یک نقطه
در حال حاضر اطلاعات مربوط به مشتریان در واحد ها و نرم افزار های مختلفی در سازمان ها و شرکت ها ذخیر می شود که لازم است جهت توسعه بازار و استفاده کاربری از این اطلاعات تمام اطلاعات به صورت یکپارچه درون یک نرم افزار ذخیره گردد.
2. تجزیه و تحلیل و طبقه بندی کردن اطلاعات مشتریان
درصورت تنوع کالا و خدمات یک سازمان / شرکت ، این ماژول اقدام به طبقه بندی کردن اطلاعات مشتریان می نماید تا به راحتی بتوان برای هر طبقه تجزیه و تحلیل ویژه از وضعیت جاری آن جهت توسعه بازارهای هدف براساس اطلاعات هر طبقه داشته باشیم .
3. اختصاصی کردن نیاز مشتری
با جمع آوری اطلاعات ، پیشنهادات ،نظرات و ارتباطات موثر با مشتریان با استفاده از این ماژول می توانیم نیازمندی های مشتریان را شناسای کنیم و محصولات و خدماتی مطابق با نیاز و خواسته آنها طراحی نمایم این امر باعث رضایت مندی و وفاداری مشتریان به سازمان می گردد.
4. امکان تماس با مشتری از طریق کانال های ارتباطی مختلف
هریک از مشتریانی که با آنها در ارتباط هستیم از یک کانال ارتباطی خاص استفاده می کنند برای مثال بعضی از مشتریان از سیستم فاکس و بعضی ترجیح می دهند از طریق ایمیل به آنها اطلاع رسانی شود با ورود به دنیای اینترنت بسیاری هم تمایل دارند از طریق شبکه های اجتماعی مختلف با آنها در ارتباط بوده و اطلاعات ما را دریافت کنند.امکان شناسای کانال مورد علاقه مشتری و ارتباط از آن طریق از دیگر ماژول های الزامی برای هر نرم افزار CRM است که در هنگام پیاده سازی CRM باید به آن توجه نمود.
5. انتقال اطلاعات و مبادلات بین مشتری و سازمان
تمامی ارتباطات و مبادلات بین مشتریها و سازمان از طریق این ماژول مدیریت می شود. این اطلاعات شامل سفارش کالا و خدمات، اطلاعات مالی و پرداختها، اطلاعات ساخت و تکمیل سفارش مشتری، ارسال کالا یا خدمات برای مشتری، ارسال صورتحساب، اطلاعات ارسال کالا و خدمات پس از فروش، آموزش و پشتیبانی های مشتری، اطلاع رسانی به مشتریها براساس علاقه و نیاز هر کدام، و بقیه موارد است.