در مرحله نخست در رابطه با مزیت های نرم افزار CRM در سازمان، میزان افت هزینه ها پس از پیاده سازی CRM، بدست آوردن میزان هزینه ای که برای انتخاب یک نرم افزار مناسب و همچنین میزان هزینه بازگشت سرمایه، گزارشی آماده کنیم.مشخص کنیم چه افرادی باید با این نرم افزار کار کنند و هدف مشخصی را در استفاده از این نرم افزار تعیین کنید مانند فروش بیشتر و بدست آوردن رضایت مشتری و ...
گروهی را برای معلوم کردن نیازهای سازمان به منظور انتخاب یک نرم افزار CRM مناسب انتخاب کرده و این گروه رابط بین شما و بقیه کارمندان خواهند شد. بودجه خود را مشخص نمایید. الگوریتمی از جزئی ترین نیازهای خود تهیه کنید.
در مرحله دوم نیازها را مقایسه کنید:
در مورد نرم افزارهای موجود و امکانات آنها اطلاعاتی جمع آوری کنید. بعد از بین نرم افزارهایی که در مورد آنها تحقیق کرده اید چند تا از مناسبترین آنها را انتخاب کرده و با شرکت های تولید کننده آنها تماس بگیرید و در مورد نرم افزار شرکتشان بیشتر بپرسید پس از آن یک جلسه حضوری با بخش فروش شرکت و گروه داخلی CRM گذاشته و نحوه کارکرد نرم افزار را از آنها بپرسید سپس دموی نرم افزار را درخواست کنید.
اطمینان حاصل کنید این نرم افزار نیازهای شما در سازمان را برآورده می کند. و نرم افزار را براساس امکانات موجود آن انتخاب نمایید نه با توجه به امکاناتی که قرار است به آن اضافه شود.
و نهایتا در مرحله سوم (انتخاب نرم افزار مناسب):
نرم افزار CRM مناسب باید با بوجود آوردن کمپین های بازاریابی، پشتیبانی، اتوماسیون فروش، مدیریت تماس ها و هماهنگی و ارتباطات و برنامه ریزی امور داخل سازمان سود سازمان را افزایش دهد.
سعی کنید امکان دسترسی به نرم افزار CRM شما زیاد باشد (تحت وب باشد) زیرا امکان کنترل سازمان بهتر و ایجاد ارتباط با مشتریان از طریق اینترنت امکان پذیر می باشد.