بیشتر عادات در واقع کارهایی است که شما زمان زیادی آن ها را انجام داده اید و اکنون جزو طبیعت شما شده و لازم نیست درباره ی آن ها فکر کنید. برای مثال زمانی که شما برای اولین بار سعی می کردید رانندگی را فرا بگیرید، احتمالاً حس می کردید که هرگز نخواهید توانست فرمان را بچرخانید، ترمز را بگیرید و همه ی این کارها را با هم در یک زمان انجام دهید. اما اکنون می توانید با چشم بسته نیز این کارها را بکنید (اگر اغراق آمیز صحبت کنیم).برخی از عادات اولیه را، که به نظر ما هر مسئول خدماتی باید داشته باشد تا بتواند مداوماً خدماتی در حد عالی ارائه دهد، عبارتند از:

وقت شناسی

وقت شناسی در قرار ملاقات هایی که با مشتریان (و همکاران) دارید، نشان دهنده ی احترام شما به آن هاست. برعکس اگر ما آن ها را تا رسیدن خودمان به قرار ملاقات منتظر نگه داریم تأثیر منفی بر جای می گذارد و به مشتریان بی احترامی می شود. اما بعضی اوقات شرایطی پیش می آید که شما مجبور می شوید تأخیر داشته باشید، مثل وجود ترافیک، نشانی بد، یا حتی کسوف! قانون اصلی در این موارد این است که به محض اینکه متوجه می شوید تأخیر خواهید داشت تلفن بزنید و اطلاع دهید. هر چه زودتر به مشتری ها اطلاع دهید که دیرتر می رسید آنها کمتر ناراحت خواهند شد. تا لحظه ی آخر صبر نکنید و فکر نکنید که همه چیز خودش درست می شود.

پیگیری و عمل کردن به وعده ی خود

آن طور که از بسیاری از مشتریان شنیده ایم مشکل عمده و دایمی آن ها این است که مسئولان خدمات دهی به قولی که می دهند عمل نمی کنند و پیگیر آن نیستند.

کمتر وعده بدهید و بیشتر عمل کنید

بعضی اوقات به دلیل خوش بینی مایل هستید که خواسته ی مشتری را اجابت کنید و در این راه به او قولی می دهید که انجام دادنش دشوار است. وقتی به مشتری قولی می دهید درر ذهن او انتظاری ایجاد می کنید که امکان تحققش مشکل است. در این شرایط بهترین روش این است که به مشتری وعده ای بدهید که مطمئن هستید انجام می شود، نه اینکه امیدوارید انجام شود.

تلاش بیشتری به خرج دهید

این عادت را در خود تقویت کنید که برای راه انداختن کار مشتری تلاش بیشتری باید انجام داد. با کارهای کوچک اضافی برای مشتری، خدمات دهی شما به یاد خواهد ماند و شرکت شما از رقیبانش پیشی خواهد گرفت.

به مشتری انتخاب های دیگر ارائه کنید

دو وضعیت در خدمات دهی پیش می آید که باید به مشتری حق انتخاب داد: زمانی که مجبورید به مشتری نه بگویید یا زمانی که پیشنهادی دارید که بر زندگی مشتری تأثیرگذار است و آن را آسان تر و راحت تر می کند.

همدردی خود را ابراز کنید

بدون توجه به اینکه مهارت های شما در امر ارائه ی خدمات چقدر باشد، بعضی اوقات پیش می آید که روحیه ی شما برای برخورد با مشتری خوب نیست. در این گونه مواقع پروراندن عادت ابراز همگامی با مشتری مهم است. منظور از همگامی درک نقطه نظرات مشتری است بدون توجه به اینکه شما با آن موافق باشید یا نباشید.

با مشتریان خود به گونه ای رفتار کنید که گویی مهم ترین قسمت شغل شما هستند.

زمانی که همه ی فعالیت های کاری شما از قبیل شرکت در جلسات، تهیه ی گزارشات، تلفن ها و غیره شما را خسته می کنند، عادت کنید که روحیه ی خود را تغییر دهید.

با همکاران خود مانند یک مشتری رفتار کنید

کیفیت روابطی که شما با همکاران خود که در اطراف هستند ایجاد می کنید به اندازه ی اهمیت خدماتی است که به مشتریان عرضه می کنید.

به مشتری نام و شماره ی تلفن خود را بدهید

با دادن نام و شماره ی تلفن خود به مشتری دسترسی آن ها را به خود آسان تر کنید.

وقتی با تلفن صحبت می کنید لبخند بزنید و لحن ملایمی داشته باشید

لبخند زدن همنگام مکالمه ی تلفنی لحن صدای شما را تغییر می دهد، زیرا با تغییر شکل دهان شما، امواج صوتی روان تر می گردند.